Poste partagé entre le site de Saint-Julien et le site de Bois-Guillaume

Missions principales

- Assurer une veille permanente et alerter de tout évènement ou dysfonctionnement significatifs la directrice des 2 sites

- Contribuer à la bonne tenue de chaque site et être de force propositions dans le cadre de leur évolution

- Préparer les notes de services en lien avec les services et directions concernées

- Faciliter et promouvoir la communication sur et avec le site : actualisation des données institutionnelles, des mailings et annuaires, participation à la mise à jour de la signalétique, contribution aux manifestations officielles sur site, participation à l’élaboration des livrets d’accueil et aux supports, entretien des relations avec les partenaires sur les sites (EHPAD de Bois-Petit, CMP à Saint-Julien)

- Recenser annuellement les besoins en travaux dans le cadre de l’enveloppe allouée à chaque site en lien avec la DTST :  

ž   réalisation de la campagne de recensement annuel auprès des cadres et des chefs de service

ž   participation aux réunions de travail et d’arbitrage site/DTST

ž   suivi des réalisations et ajustements (tableau de suivi), participation au suivi avec la DTST et archivage

- Procéder à l’ouverture des vestiaires des sites

- Assister la directrice des 2 sites : gestion de l’agenda et des réunions, préparation et suivie des courriers de la direction, accueil physique et téléphonique de la direction de site

- Représenter la Directrice des sites aux réunions institutionnelles quand elle est empêchée

- Suppléer la Directrice pendant ses congés

- Gérer les salles de réunion et des espaces partagés des sites

- Gérer des congés de chaque équipe de la direction de site en lien avec la DS-SSE

- Animer le SUM de chaque site (directrice de site/ permanent du site et responsable DS-SSE)

- Suivre chaque semestre le dispositif UVIH à Bois-Guillaume

Missions institutionnelles

- Gestion de la logistique de site pour des évènements particulier (élections professionnelles par exemple)

- Membre du groupe institutionnel signalétique interne

- Membre du groupe institutionnel signalétique externe

- Référent copilote, Carl, GDA, Chronos pour l’équipe du site

CF.FICHE DE POSTE